Warum dein Business ohne klare Prozesse entgleist.

Neulich habe ich darüber nachgedacht, wie ich den Mitarbeitern eines Kunden erklären kann, warum Departments und Mitarbeiter besser zusammenarbeiten müssen.

Mir kam eine Eisenbahn in den Sinn.

Eine Lok reicht völlig aus, um ein Unternehmen zu starten.

In der Lok -> der Geschäftsführer und die ersten Mitarbeiter. Sie sind Macher. Werfen sich in alles rein. Halten den Laden am Laufen.

Aber irgendwann reicht das nicht mehr.

Das, was ein Unternehmen am Anfang wachsen lässt – nämlich die Mitarbeiter, die sich für keine Aufgabe zu schade sind und in jeder Bresche springen – hält es später von der Skalierung ab.

Also nehmen wir zur Lok einen Waggon dazu – ein Department.

Anfangs klappt das gut. Die Verbindung ist flexibel und schnell. Die Kommunikation ist noch einfach.

Doch mit der Zeit kommen mehr Waggons, mehr Mitarbeiter. Und plötzlich wackelt alles.

Manche Kupplungen halten nicht. Andere brechen.

Genau so fühlt sich Wachstum ohne klare Prozesse an. Plötzlich herrscht Chaos: Was fehlt? Eine klare Verbindung zwischen den Waggons.

Sobald ein Business größer wird, braucht es klare Verantwortlichkeiten und Kommunikation.

Wer ist wofür verantwortlich? Wer überprüft was? Wie läuft der Handoff zwischen Departments?

Ohne klare Strukturen entgleist der Zug. Und es passieren Fehler:

Marketing ändert den Funnel – ohne Sales zu informieren.

Finance bemerkt fehlgeschlagene Zahlungen, aber Fulfillment weiß nichts davon und liefert trotzdem weiter die Dienstleistung an den Kunden.

Ergebnis? Chaos.

Und unfassbarer Frust im Team. 

Jeder neue Kunde, jeder neue Auftrag verstärkt das Chaos, wenn die Strukturen nicht mitwachsen.

Wie bei einer falsch gestellten Weiche:

👉 Der Zug fährt auf das falsche Gleis.

👉 Abteilungen arbeiten aneinander vorbei.

👉 Kunden bekommen die falsche Leistung.

👉 Und irgendwann kracht es.

Prozesse allein bringen keinen Gewinn. Aber ohne sie wächst du nicht sauber.

Die Lösung?

Verbindliche Prozesse, die mit deinem Unternehmen skalieren.

Verantwortlichkeiten, die klar geregelt sind. Kommunikation, die nicht nur aus E-Mails und Meetings besteht – sondern sicherstellt, dass jeder weiß, was zu tun ist.

In der echten Eisenbahn gibt es dafür eine Lösung: Kupplungen mit Flexibilität.

Die Verbindungen zwischen den Waggons sind nicht völlig starr, sondern es gibt Flexibilität.

Diese Flexibilität ist die Fähigkeit, miteinander zu kommunizieren. Sie federn Stöße ab. Halten die Waggons in der Spur.

Und genau das braucht ein Business: Strukturen, die Beweglichkeit zulassen.

Aber das passiert nicht von allein. Solche Prozesse müssen eingeführt werden.

Was mir dabei hilft, ist RACI:

RACI hilft, die Verantwortlichkeiten zu klären und Missverständnisse zu vermeiden. Es sorgt dafür, dass jeder weiß, was er zu tun hat und wer was überprüft.

RACI steht für:

Responsible (Verantwortlich): Wer setzt die Aufgabe um? Diese Person erledigt die Arbeit. Sie ist direkt für die Ausführung der Aufgabe zuständig.

Accountable (Rechenschaftspflichtig): Wer trägt die Verantwortung? Diese Person sorgt dafür, dass die Aufgabe abgeschlossen wird. Sie trägt die finale Verantwortung und muss sicherstellen, dass die Arbeit richtig erledigt wird.

Consulted (Konsultiert): Wer wird vorher einbezogen? Diese Personen haben Fachwissen oder wertvolle Informationen, die sie zur Aufgabe beitragen. Ihre Meinung ist wichtig, aber sie sind nicht direkt in die Ausführung involviert.

Informed (Informiert): Wer muss Bescheid wissen? Diese Personen müssen über den Fortschritt und das Ergebnis informiert werden. Sie sind nicht aktiv in den Prozess eingebunden, aber sie brauchen Updates.

So können Unternehmen die Zusammenarbeit verbessern, indem sie klare Linien ziehen und unnötiges Chaos vermeiden. 

Jeder weiß, was er tun muss und wer für was verantwortlich ist. 

Ohne diese Klarheit wird die Kommunikation chaotisch, Fehler häufen sich, und das Wachstum bleibt stecken.

Und das Schlimmste: Die Waggons entgleisen und die Lok bleibt einfach stehen – ohne Treibstoff.

Haben deine Waggons eine gute Verbindung?