Skalierungsfalle: Das killt dein Unternehmen

Die Bedeutung von Skalierung.

Stell dir vor, du hast eine kleine Modelleisenbahn im Maßstab 1:100. 

Alles funktioniert perfekt: Die kleinen Züge sausen durch Miniatur-Landschaften und jede Kurve und Weiche ist millimetergenau abgestimmt. 

Nun kommt jemand auf die Idee, dieses Modell einfach auf die Größe eines echten Zuges zu vergrößern – Maßstab 1:1.

Das klingt erstmal einfach, oder? 

Aber hier beginnt das Problem. 

Die Schienen sind plötzlich viel zu eng, die Weichen zu kurz, und das gesamte Streckennetz müsste völlig neu gebaut werden, um die echten Züge sicher zu führen. 

Was im Miniaturformat mühelos läuft, wird in der Realität zur Katastrophe. 

Ich habe das selbst bei einem Unternehmen erlebt, das ich aufgebaut habe.

Aus einem kleinen, agilen Team wuchs rasch ein großes Unternehmen heran. Anstatt das Wachstum strategisch zu gestalten, haben wir einfach das "Modell" übernommen und versucht, es direkt zu skalieren  – ohne die nötigen Anpassungen.

Warum hat das nicht funktioniert?  

Probleme skalieren asymmetrisch! 

Was bei 10 Kunden im Monat überhaupt kein Problem ist, wird bei 100 zum Profit-Killer.

Bei 10 Kunden die Rechnung händisch schicken? Kein Problem. 

Bei 100? Braucht man eine Teilzeit-Buchhaltung. 

Für 10.000 € Adspend „mal eben ein, zwei Ads aufnehmen“? Kein Problem. 

Für 100.000 € Adspend genügend Material planen, produzieren, editieren, prüfen, freigeben, live nehmen und auswerten? 

Ein ganz anderes Biest. 

Was im Kleinen flexibel und effizient erscheint, wird im Großen Maßstab chaotisch und meistens sehr schnell unrentabel.

Im Wachstum wird plötzlich vieles wichtig, das vorher keine große Rolle gespielt hat. Diese kleinen, übersehenen Details können Gewinne und Margen enorm belasten.

Ein anderes Beispiel, das meinen Punkt verdeutlicht: 

Ein Milchfarmer, der für seine 6 Nachbarn ohne Probleme die Milch aus dem Kühlschrank nehmen und ohne Probleme innerhalb von 15 Minuten ausliefern kann. Wenn er das jedoch für 100 Nachbarn versucht, dann sollte er besser eine gute Haftpflicht haben, denn einige Nachbarn werden sich eine ordentliche Magenverstimmung zuziehen.

So habe ich es immer wieder gesehen.

Gerade jetzt wieder bei einem meiner Kunden.

Es wird „skaliert“, ohne die Prozesse anzupassen. 

Und auf einmal sitzt man da, ist unprofitabel, gestresst und überarbeitet.

Ein Umdenken ist nötig, weg vom Altbewährten hin zu Strukturen, die auch morgen noch funktionieren. 

Skalieren bedeutet, Strukturen zu schaffen, die im großen Maßstab genauso reibungslos funktionieren wie im kleinen. Es geht darum, Prozesse so zu gestalten, dass sie bei steigender Nachfrage nicht zusammenbrechen und unprofitabel werden.Wie habe ich das bei dem  Kunden gemacht?

• Automatisierung eingeführt: Routineaufgaben wie das Versenden von Rechnungen oder die Kundenkommunikation können durch Automatisierung vereinfacht werden.

• Klare Prozesse definiert: Prozesse, die im kleinen Team "irgendwie" funktionieren, müssen im großen Unternehmen klar strukturiert sein. Das betrifft Arbeitsabläufe genauso wie die Kommunikation. Je größer das Team, desto wichtiger werden klare Zuständigkeiten und eine nachvollziehbare Struktur.

• Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Prozesse, bevor diese zur Belastung werden

• Delegieren und Verantwortlichkeiten festgelegt: Aufgaben, die früher zentral erledigt wurden, müssen delegiert werden. Bei hundert oder tausend Kunden kann nicht eine einzige Person alles abwickeln. 

• Investition in Qualitätssicherung: Mehr Kunden bedeuten oft auch höhere Erwartungen. Skalierbare Prozesse sollten sicherstellen, dass die Qualität nicht leidet, wenn das Unternehmen wächst. Regelmäßige Qualitätskontrollen helfen, das hohe Niveau zu halten.

Was waren eure größten Learnings beim Skalieren eures Unternehmens?